Sistema de actas para asociaciones solidaristas: de 144 horas al mes a 17

La empresa administra doce asociaciones solidaristas. Cada mes produce unas 24 actas de junta directiva y atiende alrededor de 50 reuniones de comités. Todo era manual: una persona escuchaba la reunión completa, unas tres horas por acta, tomaba notas y redactaba siguiendo el formato legal solidarista. El diagnóstico midió 144 horas al mes en ese trabajo, y un acta tardaba entre cinco y siete días en quedar aprobada. La consecuencia de negocio era clara: no podían tomar más asociaciones porque no daba el tiempo.

Qué construimos

Un sistema donde se sube la grabación de la reunión y se obtiene la transcripción con identificación de quién habló. A partir de ahí genera tres documentos: el resumen, el acta legal solidarista y la minuta de comité. Cada acuerdo queda enlazado al segmento exacto del audio donde se tomó, lo que permite verificarlo en segundos. Incluye certificaciones, control de acuerdos con tablero de cumplimiento en tres niveles, ambientes de pruebas y producción y manuales de usuario y técnico.

Qué cambió

El trabajo que tomaba 144 horas al mes baja a unas 17, un 88% menos, y la meta de aprobación pasa de una semana a menos de 48 horas. La persona que antes transcribía ahora revisa y aprueba. La empresa ya ofrece el servicio a asociaciones nuevas y lo comercializa como producto propio.

Cómo se resolvió

Es un caso de aumentación, no de reemplazo: la IA transcribe, identifica voces y redacta el borrador con el formato legal; una persona revisa y firma. Se construyó con transcripción y separación de voces por IA, redacción con modelos de lenguaje y generación de documentos en PDF y Word.

¿Su equipo todavía transcribe reuniones a mano? Mídalo gratis con nosotros.