Sistema de cobro: una cartera de 4.000 clientes que se armaba a mano

Una distribuidora vende a crédito cerca de 460 millones de colones al mes a unos 4.000 clientes, con dos gestores de cobro y un gerente. La cartera se armaba a mano cruzando hojas de cálculo, entre tres y cuatro horas cada vez. De 905 cuentas, 900 figuraban como pendientes sin una gestión registrada, los pagos tardaban hasta cuatro días en aplicarse y los vendedores necesitaban autorizar pedidos en menos de un minuto sin tener el dato. El diagnóstico midió 528 horas al mes en el proceso, una morosidad del 27,9%, 61 días de periodo medio de cobro y 426 millones de cartera vencida: un costo estimado de 7,1 millones de colones al mes.

Qué construimos

Un sistema de gestión de cobranza diseñado con el equipo: una agenda diaria priorizada por gestor; la ficha 360 de cada cliente con semáforo; bitácora de gestiones y promesas de pago con alerta de incumplimiento; un motor de metas con pesos por antigüedad de la deuda; reportería y conciliación de pagos; y una bandeja de WhatsApp Business para gestionar desde el mismo lugar.

Qué cambió

Las metas del proyecto: armar la cartera en menos de 15 minutos en vez de tres o cuatro horas, pasar de menos del 1% de cuentas con gestión registrada a más del 80%, cerrar los indicadores automáticamente en lugar de uno o dos días después, y bajar el periodo medio de cobro por debajo de 60 días. Cada día que baja ese indicador representa unos 15 millones de colones de caja.

Cómo se resolvió

Automatización del seguimiento rutinario para que el gestor se concentre en los casos difíciles. Es el mismo principio de todos nuestros casos: medir primero, construir después.

¿Su cartera vencida crece sin que nadie la vea? Mídala gratis.