Sistema de flujo de caja: seis bancos y 30.000 transacciones al mes, conciliadas solas

Una distribuidora con cuentas en seis bancos y cerca de 30.000 transacciones bancarias al mes conciliaba a mano, transacción por transacción, en un Excel que se rompía con cualquier error de digitación. Descargar los estados de cuenta tomaba unos 20 minutos y el trabajo completo de tesorería, unas dos horas al día: 44 horas al mes. El diagnóstico estimó ese costo en unos tres mil dólares al año solo en tiempo, sin contar las decisiones de pago tomadas con datos atrasados.

Qué construimos

Un sistema que recibe los estados de cuenta de los cuatro bancos principales en sus formatos (Excel, MT940 y HTML) y elimina duplicados; clasifica cada movimiento con una sugerencia automática por proveedor; arma el flujo de caja diario y lo compara con el presupuesto por cuenta; pronostica la caja de los próximos días con auto-evaluación del error; calcula ingresos y un estado de resultados jerárquico; toma el tipo de cambio del Banco Central y registra la diferencia cambiaria; y maneja varias empresas con dos roles de usuario.

Qué cambió

La meta del proyecto es bajar el trabajo diario de 120 minutos a menos de 20, con al menos el 85% de las transacciones clasificadas automáticamente y un error de pronóstico menor al 5%. Los seis bancos se cargan en menos de dos minutos. El sistema está en producción.

Cómo se resolvió

Automatización pura: lectura de formatos bancarios, reglas de clasificación y un modelo estadístico de pronóstico. Sin modelos de lenguaje en esta fase, porque el problema era de datos y reglas, no de criterio.

¿Arma el flujo de caja a mano cada semana? Hablemos.