Sistema de presupuestación para un grupo con 18 sucursales y 27 centros de costo

Un grupo empresarial con cuatro empresas, 18 sucursales y 27 centros de costo formulaba su presupuesto anual completamente en Excel: una cédula por centro de costo guardada en la nube, decenas de archivos separados y unas 30 personas trabajando entre agosto y noviembre. No había trazabilidad de los cambios; consolidar era, en palabras del equipo, un trabajo a pata. Ya habían probado una herramienta de mercado y los usuarios volvieron a Excel.

Qué construimos

Un sistema de presupuestación propio. Cada centro de costo formula con tres metodologías y proyección asistida sobre 24 meses de histórico cargados desde el ERP. Calcula la planilla de Costa Rica automáticamente, incluidas cargas sociales, aguinaldo, vacaciones y cesantía. Maneja inversiones con valor presente, tasa interna de retorno y recuperación; genera el estado de resultados dinámico, escenarios y el flujo de caja derivado; permite el pronóstico continuo durante el año y el flujo de aprobación de área a finanzas y de finanzas a gerencia. Se conecta con la herramienta de tableros del grupo y carga el presupuesto aprobado al ERP, que a su vez devuelve cada mes el real para comparar.

Qué cambió

El presupuesto deja de ser decenas de archivos y pasa a ser una sola fuente, con permisos en dos niveles y versiones. El sistema está en pruebas con los usuarios del grupo; el ahorro en horas se medirá al cerrar el primer ciclo completo. La alternativa de mercado que evaluaron costaba cerca de mil dólares al mes más una implementación de casi cinco mil, y cubría 14 de los 22 requerimientos del grupo.

Cómo se resolvió

Automatización determinística, sin inteligencia artificial: reglas de negocio, cálculo y consolidación. Es un ejemplo de que a la medida no siempre significa IA; significa resolver exactamente lo que el proceso necesita.

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