Control de activos fijos: de 11 días de espera por activo a dos o tres

En un grupo con cuatro empresas y 18 sucursales, el control de activos fijos era, en palabras de la persona encargada, muy manual y con cero automatización. Contabilidad tenía que perseguir por correo a quien compró para saber qué llegó y dónde quedó; los activos se trasladaban entre sucursales sin avisar, y algunos empezaban a depreciarse sin haber llegado. Con unas 15 altas al mes, solo 6 de 33 activos del control tenían responsable asignado. El diagnóstico midió que un activo tardaba 11,5 días en capitalizarse desde la factura, con casos de hasta 49 días, cuando el trabajo real era de una hora: el 99% del tiempo el activo estaba esperando a alguien.

Qué construimos

Un sistema que detecta el posible activo desde la factura electrónica y avisa a contabilidad; el responsable confirma el recibido desde el celular con foto, número de serie, firma, ubicación y hora; cada activo recibe su número y una etiqueta con código QR y un expediente propio; ocho tipos de movimiento cubren traslados y bajas; hay un rol de solo lectura para quienes consultan; y el sistema genera el archivo de importación al ERP, que sigue siendo el libro contable y calcula la depreciación.

Qué cambió

La meta del proyecto es capitalizar en dos o tres días en vez de 11, con todos los activos con responsable, ubicación y evidencia del recibido. Se entrega a finales de 2026 junto con el sistema de liquidación de tarjetas corporativas del mismo grupo.

Cómo se resolvió

Automatización del flujo y trazabilidad, sin inteligencia artificial. El cambio no es tecnológico sino de proceso: nadie tiene que perseguir a nadie porque el activo avisa solo.

¿Su inventario de activos no cuadra con contabilidad? Veamos su caso.