Liquidación de caja chica y viáticos para 18 sucursales: de 3 personas a 1

Un grupo con 18 sucursales y tres empresas recibía las liquidaciones de caja chica en papel. Tres personas dedicaban unas tres horas, tres días a la semana, a validar cada factura en el portal de facturación electrónica y a copiar los datos al ERP: 27 horas-persona por semana. Se producían unos 24 errores al mes y cada uno tardaba uno o dos días en resolverse; mientras tanto, la sucursal no podía comprar suministros ni pagar viáticos a los conductores. Los viáticos tenían su propio proceso: una persona, tres horas por semana, media hora por reintegro, con el kilometraje calculado a mano y facturas que se perdían en gira.

Qué construimos

Un sistema en línea donde el operador de cada sucursal registra su liquidación. Un motor de reglas contables asigna la cuenta y el tipo de impuesto (13%, 2%, 1% o exento) según el concepto, concilia cada factura contra la facturación electrónica y genera el archivo que el ERP importa. El flujo va de operador a supervisor y de supervisor a contabilidad, con devolución y comentarios. Para viáticos calcula el kilometraje automáticamente por placa y maneja anticipos. Incluye tableros y funciona para varias empresas. Está en producción desde septiembre de 2026 para entre 40 y 50 usuarios.

Qué cambió

Las metas del proyecto: responder a la sucursal en menos de una hora en vez de tres horas, o hasta dos días cuando había error; pasar de tres personas en contabilidad a una; y resolver un error en una hora en vez de dos o tres días. La digitación al ERP desaparece.

Cómo se resolvió

Automatización determinística: reglas contables y conciliación con la facturación electrónica, sin inteligencia artificial. Cuando el proceso está bien definido, la solución más barata y confiable es una regla, no un modelo.

¿Las liquidaciones todavía llegan en papel? Hablemos.