Liquidación de tarjetas corporativas: 600 facturas al mes sin copiar y pegar

Unas 30 personas de un grupo empresarial tienen tarjeta de crédito corporativa. Cada mes liquidan unas 20 facturas por persona, cerca de 600 en total. El proceso era en papel: el tarjetahabiente armaba su liquidación, una revisora validaba cada factura en el portal de facturación electrónica, las aprobaciones iban por correo y contabilidad copiaba y pegaba al ERP. El diagnóstico midió unas 18 horas por semana de los tarjetahabientes, entre cuatro y cinco horas al mes de la revisora y un día completo de contabilidad cada mes, además de una persona al mes que no liquidaba a tiempo.

Qué construimos

Un sistema que lee el estado de cuenta del banco en PDF, concilia automáticamente cada cargo con la facturación electrónica y bloquea las facturas que ya fueron liquidadas. Maneja colones y dólares con cuadre contra el estado de cuenta, separa gastos internacionales, cargos personales y facturas no deducibles, y genera el archivo para el ERP con una línea por factura. Un control de cierre muestra quién ya liquidó y quién falta.

Qué cambió

Las metas del proyecto: que contabilidad pase de unas 12 horas al mes a menos de dos, que cada tarjetahabiente liquide en unos 15 minutos y que las liquidaciones faltantes bajen de una al mes a cero. Se entrega a finales de 2026 junto con el sistema de activos fijos del mismo grupo.

Cómo se resolvió

Automatización determinística: lectura del estado de cuenta, conciliación por reglas y generación del archivo contable, sin inteligencia artificial. El esfuerzo estimado de construcción fue de unas 144 horas.

¿Las tarjetas corporativas se liquidan en papel? Hablemos.